Co uděláte, když sám sebe považujete za nejlínějšího člověka na světě? Přeci vymyslíte systém pro zlepšení osobní produktivity. Tak jako David Allen. Ten v roce 2001 přišel se systémem GTD – Getting Things Done – a rázem se stal světovou celebritou. Upřímně, metoda GTD je „na první dobrou“ skvělá, ale seznam pravidel, úkolů a návyků je tak komplexní, že může působit… kontraproduktivně. Nic vám ale nebrání si ji upravit podle svého.
V pracovní paměti bez problémů udržíme 7 informačních jednotek. Ať už mají podobu nákupního seznamu, úkolů, které musíme během dne stihnout, e-mailů, na které potřebujeme odpovědět. Jakmile je ale informací víc, máme pocit zahlcení, zapomínáme a energii ztrácíme už jen tím, že musíme všechny tyto informace udržet v hlavě.
• 5 knížek, co vás profesně nakopnou
Vyčistěte si hlavu
Když všechny tyto informace „vysypeme“ z hlavy na papír, kapacita našeho mozku se uvolní. Přestáváme myslet na to, co máme dělat a co nás čeká (protože to je sepsané na seznamu), a naplno se soustředíme na samotné úkoly.
A přesně to si na přelomu milénia uvědomil David Allen a dal dohromady systém pravidel, rad a doporučení.
Vyděržaj pioněr!
Předně, pustíte-li se do louskání knížky Getting Thing Done, možná vás vyděsí ohromné množství pravidel, které je potřeba si osvojit. A dost možná to vzdáte hned na začátku. Což by byla škoda, protože metoda GTD vám minimálně může ukázat cestu, po které se vydat, a nastínit základní principy produktivního fungování. A nikdo vám nemůže zakázat si principy ohnout pro sebe (tak jako to udělala třeba autorka tohoto textu).
Skvělou a poměrně novou metodou je i Skečnouting: Začněte si poznámky kreslit. Zapamatujete si víc a zlepšíte koncentraci
Allen cestu k produktivitě popisuje jako 5 základních kroků, které je třeba si osvojit. Úkoly, které na vás čekají, máte sesbírat, zpracovat, zorganizovat, zhodnotit a překvapivě… udělat ?
Sesbírej!
Vyměňte paměť za notýsek, chytrou appku nebo zápisník v telefonu. Podle GTD v hlavě nesmí zůstat nic, tedy nic z úkolů, termínů schůzek, seznamů… Vše patří do takzvaného inboxu, „kaslíku“, kde všechny své nápady, myšlenky, úkoly a termíny skladujete, ale který zároveň pravidelně vyklízíte.
Zpracuj!
Nevrhejte se do úkolů bezhlavě. Ty velké si „rozporcujte“ na menší podúkoly. U těch malých zvažte, zda je nestihnete do dvou minut odbavit. Pokud ano, udělejte to. Sem typicky patří e-mail, ve kterém se od vás čeká jen odpověď ano/ne. Máte-li ale navrhnout konkrétní řešení, nejde už o práci na dvě minuty a e-mail (úkol) posouváte dál.
Organizuj!
Pro mnoho lidí vůbec nejnáročnější krok v celém GTD. Každý úkol by od vás měl dostat štítek, který zároveň určí jeho prioritu. Co uděláte „někdy“, co „možná“ a co zadáte rovnou „do kalendáře“ ke konkrétnímu datu?
Zhodnoť!
Krok, který spousta lidí považuje za zbytečný… Vyhodnotit, jak se vám daří plnit úkoly, co na vás čeká, co máte za sebou. Sedněte si jednou týdně a utřiďte si myšlenky, nebo si každé ráno otevřete zápisník, pokochejte se pohledem na seškrtané úkoly ze včera a připravte si nový seznam toho, co je potřeba.
Udělej!
Tuhle radu v metodě GTD nenajdete, ale funguje: Spolkněte žábu hned po ránu. Ne, tohle není rada od gurmána, ale doporučení pustit se do nejnáročnějšího úkolu dne hned zrána. Kdy máte ještě dostatek energie a síly. Navíc vás těžký balvan náročného a nepříjemného úkolu nebude tížit celý den.
Hotovo?
Pokud všechny úkoly přenesete do papírového zápisníku, nebo do elektronické podoby, uleví se vám. A podle odborníků budete navíc méně zapomínat, lépe se soustředit, mít přehled a snáz se rozhodovat. Přečíst si na blogu můžete i dalších 5 tipů, jak zvýšit svoji produktivitu.
