S novým ránem si říkáte, kolik toho uděláte. Hlava plná ideálů. „Dneska budu produktivní,“ říkáte si. Jenže sotva si uvaříte první kávu ke čtení e-mailů, elán je ten tam. A na konci pracovní doby možná zjistíte, že jste celý den vlastně chodili od ničeho k ničemu. Co s tím? Jakmile si uvědomíte, že takhle to dál nejde, hecněte se začněte s našimi zlatými radami.

Rutina vás provede úspěšným dnem

Vstáváte každý den podle budíku a před odchodem z domu venčíte psa? Paráda. Stejná rutina je užitečná i pro pracovní time management: ráno vyřídit e-maily, report poslat ve čtvrtek a na konci měsíce se připravit na poradu. Železná pravidelnost se hodí i pro aktivity, které děláte jen pro sebe – choďte plavat nebo do posilovny, najděte si čas na čtení románů.
Krok 2: Držte se toho a nenechte se vykolejit. Zvládnutá rutina vám ušetří čas na velké věci. I kdybyste neudělali nic jiného (a to snad po přečtení tohoto článku nehrozí), zůstanete na konci dne v černých číslech. A navíc si budete jistí, že jste to vy, kdo je pánem svého času.

Nemusíte být pořád na příjmu

To není jen vysmívaná závislost na Facebooku. Úplně stejně vás může vysávat neustálá kontrola pracovního e-mailu, telefony a řešení banalit a drbů s kolegy. Není vaší povinností na všechno odpovědět hned a měnit plány. Naopak je lepší, když se od všeho odstřihnete, zůstanete offline a budete se soustředěně věnovat práci.
Není to snadné, ale jde to. Stačí, když si v práci nebo třeba při učení na zkoušku vypnete notifikace, zaklapnete notebook a další prokrastinační lákadla. Pro začátek jen třeba na hodinu. Uděláte toho víc, fakt.

Plánování zabere minuty, ale šetří hodiny

Amundsen by nikdy nedobyl jižní pól, kdyby neměl plán. Vy chcete „jen“ stihnout šibeniční deadline, nepotřebujete tedy saně s tažnými psy, plán ale stoprocentně. Povzneste se nad to, že jeho tvorba zabere čas, který jste teoreticky mohli věnovat „opravdové práci“.

Těch pár minut třídění myšlenek a jejich následné přenesení na papír vám ušetří celé hodiny. Když budete vědět, co máte dělat teď a co potom, celý úkol složíte stejně jednoduše jako komodu z IKEA. Výborné na tvorbu plánu jsou třeba myšlenkové mapy.

Dej si pauzu, dej si procházku

Nejste stroj. Nedokážete pracovat bez přestávky. Pokud jste to někdy zkoušeli, určitě to víte. Restartujte hlavu i tělo už během dne. Svižná procházka kolem bloku funguje líp než kofein rovnou do žíly. A když není času nazbyt, zvedněte se aspoň jednou za hodinu ze židle.
I odpočinek přitom může mít různou kvalitu. Když už si jdete vyčistit hlavu, moc vám nepomůže, když si přitom budete sjíždět fotky na Instagramu a novinky na zpravodajských serverech.

Nejdřív odvalte hořáky

Podle slavného Paretova pravidla uděláme 80 % práce za 20 % času. Zbytek pak neefektivně vyplýtváme na podružnosti a rádi se pipláme s věcmi, které nakonec stejně nikdo neocení a skončí zapomenuté na dně šuplíku. Proto je lepší „zabejčit se“ a začít nejdřív s tím, co vás možná nebaví, ale na žebříčku priorit okupuje vrchní příčky.
Až budete mít vyřízené to nejdůležitější, zjistíte najednou, že máte moře času na své libůstky a projektování vzdušných zámků. A že bez stresu můžete přemýšlet o věcech v širších souvislostech, přicházet s novými nápady a posunout se dál.

Chcete si o efektivní práci něco nastudovat?

Tyhle knihy stojí za to:
• David Allen: Mít vše hotovo (Get Things Done) – Jeden z nejpopulárnějších „návodů na život“ za posledních 10 let. David Allen slibuje, že vám pomůže zvládnout nejen práci, ale i život. A ještě se při tom cítit dobře.
• Cal Newport: Hluboká práce (Deep Work) – Díky této knížce zjistíte, proč jsou špičkoví vědci úspěšní, i když neodpovídají na e-maily a nejsou na Twitteru.
• Petr Ludwig: Konec prokrastinace – Nemoc jménem prokrastinace se projevuje roztěkaností a neschopností se soustředit. Naštěstí se dá léčit podle receptu Petra Ludwiga.